Gualileo

La plateforme est destinée à l'ensemble des acteurs du juridique, des avocats aux administrateurs, en passant par les conseillers juridiques et décideurs. L'objectif est d'optimiser la gestion des documents et des processus de gouvernance tout en assurant la transparence et la conformité aux réglementations.

Objectifs du projet

1. Faciliter la gestion des instances de gouvernance : Offrir une solution permettant la gestion centralisée des instances de gouvernance, avec des outils pour la planification des réunions, le suivi des décisions, et la gestion des mandats.
2. Améliorer l'accès aux documents juridiques : Intégrer des moteurs de recherche puissants pour permettre aux utilisateurs de retrouver rapidement les documents légaux, statuts, procès-verbaux, et autres ressources nécessaires à la prise de décision.
3. Automatiser les processus clés : Automatisation de tâches récurrentes, telles que la génération de rapports, l'envoi de notifications aux membres des instances, et la gestion des échéances des mandats.
4. Assurer la sécurité et la confidentialité : Garantir la protection des informations sensibles grâce à des systèmes de gestion des accès rigoureux et une infrastructure conforme aux normes de sécurité.
5. Offrir une solution flexible et évolutive : Anticiper les besoins futurs en termes de fonctionnalités, de volume de données, et d’utilisateurs.

Défis rencontrés

1. Complexité des processus de gouvernance : La gestion des instances de gouvernance implique de nombreux acteurs, des processus complexes, et des exigences réglementaires strictes. Cela a nécessité la conception d'un système flexible, capable de s'adapter à divers contextes d'entreprise.
2. Conformité aux normes juridiques : La plateforme devait répondre à des exigences juridiques locales et internationales, notamment en matière de protection des données et de transparence dans les processus de gouvernance.
3. Gestion de l'authenticité des documents : Pour assurer la fiabilité des décisions prises par les instances, il était crucial de garantir l’authenticité et la traçabilité des documents.
4. Interface intuitive pour divers types d’utilisateurs : Les utilisateurs de la plateforme allant des avocats aux administrateurs, il était essentiel de développer une interface intuitive et facile d’utilisation, adaptée à différents niveaux de compétence technique.

Solutions mises en œuvre

1. Architecture technique modulaire et scalable :**

• La plateforme repose sur une architecture modulaire, conçue pour être évolutive, permettant l’ajout de nouvelles fonctionnalités sans interrompre les services en cours.

2. Outils de gestion des réunions et des décisions :**

• Nous avons intégré des outils permettant de planifier les réunions, d’enregistrer les ordres du jour, et de suivre les décisions prises par les instances. Les utilisateurs peuvent accéder à des archives complètes des décisions et mandats en quelques clics.

3. Moteurs de recherche et d'indexation avancés :**

• La plateforme intègre plusieurs moteurs d'indexation pour une recherche rapide et précise des documents. Ces moteurs permettent des recherches par mots-clés, dates, et autres filtres spécifiques.

4. Système de gestion de la confidentialité et des accès :**

• Un système de gestion des rôles et permissions a été mis en place pour assurer que seuls les utilisateurs autorisés puissent accéder aux documents et aux réunions de certaines instances.

5. Automatisation des notifications et des échéances :**

• Des notifications automatiques sont envoyées aux membres des instances pour les informer des échéances de leurs mandats, des prochaines réunions, et des décisions en attente de validation.

6. Sécurité renforcée :**

• L’ensemble de la plateforme est sécurisé par des protocoles SSL, un chiffrement des données, et des contrôles d'accès rigoureux, garantissant la protection des informations sensibles.

Résultats obtenus

1. Amélioration de l'efficacité des processus de gouvernance :

• Les utilisateurs rapportent une réduction du temps consacré à la planification et au suivi des réunions, avec une amélioration notable de la traçabilité des décisions et des documents.

2. Accès simplifié aux documents :

• Grâce aux moteurs de recherche avancés, les utilisateurs peuvent retrouver rapidement les documents juridiques et administratifs pertinents, ce qui facilite la préparation des réunions et la gestion des mandats.

3. Conformité accrue aux normes légales :

• La plateforme permet aux entreprises de suivre facilement les normes de transparence et de conformité, grâce à des processus de validation clairs et à l’automatisation des tâches critiques.

4. Adoption massive parmi les professionnels du juridique :

• Depuis sa mise en place, la plateforme Gualileo est devenue un outil incontournable pour la gestion des instances de gouvernance au Maroc. Elle est largement utilisée par les avocats, administrateurs, et autres professionnels du droit.

Conclusion

Le projet Gualileo illustre la capacité de DSI Conseil & Services à accompagner ses clients dans des projets complexes et stratégiques sur le long terme. Grâce à une approche collaborative avec Artémis SA depuis 2008, nous avons réussi à concevoir une solution innovante, évolutive et sécurisée, permettant de répondre aux exigences rigoureuses des professionnels du droit.